Pautas para elaborar un informe eficaz, comprensible y bien presentado.

Un informe debería contar con una estructura ordenada, claridad expositiva, redacción eficaz. Con las claves que te damos a continuación, no sólo harás informes comprensibles sino también útiles.

La estructura

El informe consiste en una concatenación ordenada de ideas que se pueden sintetizar en tres o cuatro puntos centrales, en donde se defiende una tesis que queda completamente clara en la primera lectura del mismo. La estructura debe permitir retener los puntos principales del mismo en una lectura rápida, casi en diagonal. Y, si la extensión del informe no lo permite, se debe optar por la fórmula del resumen ejecutivo.
La más eficaz es la estructura clásica de toda redacción (introducción, nudo y desenlace) a su vez, desmenuzable en distintos pasos. Por tanto, selecciona tus ideas, el objetivo que persiguen, asígnales los datos que les corresponda (tablas, gráficos, recuadros...) y comienza a redactar siguiendo la estructura definida.

¿Cuánto escribir?

No hay un número de páginas exacto ni para cada capítulo ni para el informe. Cada uno aporta su propia información y en función de eso hay que redactarlo. El objetivo de ser breve pero explicativo debe ser constante.
En los informes, el rango de importancia de la información es de menor a mayor. Siempre se empieza por un orden cronológico y secuencial hasta finalizar con unos resultados y conclusiones espectaculares.

Partes del informe I

La introducción. Presenta la situación objeto del informe y le proporciona al lector la información básica para comprender el resto del documento.
Los antecedentes. Reflejan las razones que nos han llevado a elaborar ese informe. En definitiva, se trata de poner al lector en antecedentes, aportando los datos, recursos o metodologías anteriores que han influido en el tema a tratar. También se destacarán las partes pertinentes del estudio DAFO (Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades) que fue aplicado previamente y que podrían revisarse en este nuevo informe.
La metodología. En este apartado, hay que incluir información sobre el método que hemos usado o pretendemos emplear para abordar el tema propuesto en ese informe. Se detallan todos los procedimientos que lo envuelven presentándolos al lector como idóneos. También es necesario explicar todos los vocablos técnicos utilizados con paréntesis y pies de página para que su significado quede claro a cualquier perfil de lector.
Los resultados. Señalan “lo que hay”, las realidades positivas o negativas que han surgido como consecuencia del empleo de la metodología propuesta y los antecedentes expuestos. En esta parte, los gráficos y tablas pueden ser muy informativos, pero conviene alternarlos con texto para no recargarlo de cifras.

Partes del informe II

Las limitaciones. Mencionan los datos o fuentes que no se han podido incluir o no se han podido consultar o contrastar al redactarlo. Son las carencias que presentan las soluciones aportadas en ese informe.
Las conclusiones. Es una de las partes más esclarecedoras del informe. El autor presentará las conclusiones a las que ha llegado para lograr modificar la realidad o la situación objeto de análisis.
Las recomendaciones. Este apartado debe ser una herramienta útil para la empresa. Nuestra visión de expertos debe quedar patente recomendando pautas y soluciones con el fin de que sean ejecutadas por quienes corresponda tomar partido. El autor del informe aborda compromisos fruto de sus reflexiones y análisis previos.
Información complementaria. En los anexos deberíamos siempre contar con algunas citas de fuentes secundarias, contrastes con otros datos, comparativas con empresas y fuentes fidedignas para reforzar la tesis central que se expresará en el nudo del informe. Además se debe proponer al lector cómo localizar las fuentes originales utilizadas en el informe (documentos o webs).

¿Word o PowerPoint?

A la hora de presentar el informe, ambos formatos pueden complementarse. Word crea documentos diseñados para ser leídos y PowerPoint permite elaborar informes diseñados para ser presentados, no leídos.
Por tanto, en Word se puede hacer un documento altamente explicativo cargado de argumentos y defensa de los mismos y, también, un documento ejecutivo en PowerPoint para ser presentado por el autor u otros destinatarios. Es conveniente que los asistentes a la reunión reciban una copia del informe en soporte digital.

Dos modalidades

Técnicos. Se dirigen a personas con habilidades técnicas similares a quien redacta el informe y hablan al lector de igual a igual, usando tecnicismos cuyo significado siempre debe explicarse. Este perfil de lector estará en condiciones de interpretar con facilidad ciertas informaciones o datos (tablas, recuadros, gráficos...) que se aporten al documento.
Divulgativos. Se dirigen a un público heterogéneo (de la misma especialización o no que el autor) al cual hay que informar de forma masiva. El uso de tecnicismos es menos abundante. También es posible usarlos siempre que se expliquen. Al ser su finalidad divulgativa, debemos rechazar los datos complejos o superfluos que se desvíen del objetivo concreto del informe.

Cómo organizarlo

Portada. El título es el primer elemento de atracción. Elígelo informativo, llamativo y sugerente, apoyado en un subtítulo explicativo. Que sean imaginativos. También pueden incluirse portadillas para separar distintos capítulos. Una buena encuadernación es fundamental. Detalles como añadir el logo y color corporativos son, a menudo, aconsejables.
Índice.Sirve para numerar los contenidos del informe y sus correspondientes epígrafes. Luego vendrá el cuerpo del informe y el opcional apartado de anexos debidamente paginado. Puede añadirse un índice de tablas y gráficos.
Gráficos, estadísticas, encuestas... Todos los documentos útiles para la comprensión del informe (encuestas, cuestionarios, fotografías...) tendrán cabida, sobre todo al final del documento, para no recargarlo. Aportan información numérica, resumen largas parrafadas o muestran ideas explicativas de cómo se encadenan las ideas.
Detalles estéticos. Usa un tamaño de letra que no desafíe la visión (Arias o Times en cuerpo 11 ó 12), un interlineado cómodo (desaconsejado el doble para los informes, frente al sencillo o de 1,5 líneas) y márgenes y espacios entre párrafos holgados para que descanse la vista. Desaconsejados los subrayados y preferibles la negrita, viñetas y símbolos para resaltar datos.

Cambios para presentar gastos deducibles de Impuesto a la Renta.

En febrero próximo, todas las personas en relación de dependencia deberán presentar el anexo de gastos personales, que justifica los egresos en vivienda, alimentación, vestimenta, educación y salud de 2015, mismos que son deducibles en la declaración del Impuesto a la Renta de ese año.

 

El Servicio de Rentas Internas (SRI) habilitó una nueva opción para las personas naturales que están obligadas a presentar el anexo de gastos personales de 2015. Ahora, este trámite lo podrá hacer online. 

 

 

 

 

Solo debe ingresar a la página www.sri.gob.ec, ir a la sección Servicios en línea y buscar la opción Anexos, al hacer clik se desplegará una pantalla que le pide su usuario y clave. Tras ingresarlos, en la parte izquierda de su pantalla encontrará la opción Anexo de gastos personales en línea, haga click y opte por generación de anexos.

Una vez allí, puede ingresar sus comprobantes, incluso acceder fácilmente a sus facturas electrónicas.

 

“Lo único que hacemos es escoger qué factura electrónica corresponde a cada gasto personal, ya no vamos a tener que escribir nuestras facturas electrónicas. Adicionalmente, para las personas que ya venían teniendo un archivo en Excell donde se encontraban sus facturas, tenemos la opción de importar este archivo en Excell y se llena automáticamente”, explica Paola Hidalgo, directora regional norte del SRI.

 

Luego de incluir los comprobantes electrónicos, podrá completarlo ingresando sus facturas físicas.

 

El justificativo de gastos personales deberá ser presentado desde el 10 de febrero de 2015, de acuerdo con el noveno dígito de la cédula o RUC del contribuyente. 

 

 

 

 

Cuando nuestros recursos pierden valor.

Cuando tienes una empresa tienes que dotarte de recursos duraderos para su funcionamiento. Es lo que llamamos inmovilizado. Y su valor va menguando con el tiempo.

Como esto va de contabilidad no nos queda otra que asentir: ni el dispositivo con el que escribes a un cliente ni el coche con el que te desplazas para visitarlo duran para siempre. Como todo en este mundo los recursos con los que trabajas están sometidos al juicio inapelable del tiempo.

Nos vamos por las ramas, sí, pero esto del deterioro de las cosas también hay que contabilizarlo. Al menos, cuando llevamos una empresa. Veamos: tu empresa está formada por medios o recursos que aseguran su funcionamiento a largo plazo. Es lo que llamamos activos no corrientes, fijos o, simplemente, inmovilizado.

¿Qué es el inmovilizado?

Hablábamos de ellos hace poco, es decir, bienes y derechos que aseguran el funcionamiento de la empresa a largo plazo. Los distinguimos de los activos corrientes o circulantes, de los que no nos ocuparemos ahora.

¿Y por qué? Porque al tener una duración breve, de menos de un año, y estar destinados a la venta, no tenemos que preocuparnos por su valor a largo plazo.

Los activos fijos o inmovilizado, en cambio, al ser recursos de larga duración no sujetos a la venta requieren una mayor inversión, son vitales para el funcionamiento de la empresa y la pérdida de su valor hay que cuantificarla para que las cuentas no se nos vayan de las manos.

Con inmovilizado hablamos, por ejemplo, del mobiliario de tu oficina, el coche de empresa, el móvil y el ordenador, así como la maquinaria o la licencia de un programa informático.

¿Por qué pierden valor? Los factores son varios, pero en contabilidad se reducen a tres:

• Físico: ocasionado por el simple paso del tiempo, aunque no se haya utilizado.
• Funcional: cualquier bien se deteriora por el uso que le damos.
• Económico: las innovaciones tecnológicas vuelven obsoleto un bien.

Contablemente, nos interesa calcular esta pérdida de valor. El camión que adquiriste por 50.000 euros no tendrá el mismo valor al final de su vida. Y a este cálculo se le llama depreciación o amortización.

¿Depreciamos o amortizamos?

Estrictamente hablando, depreciar y amortizar no son lo mismo. Aunque ambos se refieren al mismo cálculo y hacen referencia al inmovilizado, en contabilidad se reserva el concepto de amortización al inmovilizado intangible por su condición inmaterial (patentes, licencias, marcas, derechos de traspaso, etc.) y el concepto de depreciación al inmovilizado tangible por su carácter material (mobiliario, equipo, maquinaria, etc.).

Ambas distinciones nos resultan ociosas, por lo que usaremos ambos conceptos de forma indistinta.

¿Cómo calcular la depreciación de un activo?

Como decíamos, los activos de tu empresa pierden valor y esa pérdida de valor, para no ponernos líricos, es cuantificable. ¿De cuánto hablamos? Para saber de cuánto, primero hay que tener en cuenta los siguientes factores:

• El valor amortizable. Es el precio por el que adquiriste el bien.
• Vida útil. Es el tiempo estimable que te durará ese activo.
• Valor remanente. Es el valor que tendrá al finalizar su vida útil.

Como todo en contabilidad, un ejemplo nos ayudará a entenderlo. Pongamos que somos unos panaderos estupendos que hemos comprado una furgoneta para repartir el pan a domicilio. Pagamos por la furgoneta unos 50.000 euros. Su vida útil es de 15 años y su valor remanente es de 5.000 euros.

Para calcular su depreciación, utilizarías la siguiente fórmula:

Cuota de amortización anual = Importe inicial – Valor remanente / Años de vida útil

Es decir: 50.000 – 5.000 / 5 = 9.000 euros es el coste anual de la depreciación. O en otras palabras: el valor que pierde anualmente equivale a 9.000 euros.

Este método que hemos utilizado se conoce como método lineal. Hay otros más complicados y precisos. Pero como en Debitoor, un programa de facturación y contabilidad, tiramos por la sencillez, te presentamos el que mejor casa con nosotros.